Verwerkings- en administratiekosten bij btw-teruggave (buiten EU)

Wanneer je goederen bij ons aankoopt en deze meeneemt naar een land buiten de Europese Unie, kun je in aanmerking komen voor btw-teruggave. Om dit proces duidelijk, veilig en correct te laten verlopen, hanteren wij een vaste werkwijze conform de geldende regelgeving.

Administratiekosten

Voor het verwerken van een btw-teruggave rekenen wij een vaste administratievergoeding van €15,- per aanvraag. Deze kosten dekken de administratieve verwerking, controle en afhandeling van de btw-teruggave.

Hoe vraag je btw-teruggave aan?

Om de btw te kunnen terugvragen, moet je aantonen dat de goederen de Europese Unie daadwerkelijk hebben verlaten. Dit doe je op één van de volgende manieren:

• Door je te melden bij de daarvoor bestemde Douanebalie op de Nederlandse luchthaven of zeehaven van waaruit je de EU verlaat.
• Of door gebruik te maken van de officiële Douane-app ‘NL Customs VAT’.

Bij deze controle heb je de factuur nodig waarop jouw naam en het nummer van je legitimatiebewijs staan vermeld.

Let op: bij aankopen vanaf 1 januari 2026 moet de factuur digitaal geregistreerd zijn via een intermediair of via Mijn Douane. Zonder deze digitale registratie kan de Douane de uitvoer niet valideren.

Validatie door de Douane en btw-teruggave

Nadat de Douane de uitvoer heeft gecontroleerd en goedgekeurd, wordt de factuur digitaal gevalideerd. Wij ontvangen vervolgens — rechtstreeks of via een intermediair — een officiële bevestiging dat de goederen de EU hebben verlaten.

Deze bevestiging is het vereiste bewijs van uitvoer. Op basis hiervan kunnen wij de betaalde btw aan je terugbetalen.

Geen samenwerking met VATfree

Wij werken niet samen met VATfree. Uit ervaring blijkt dat tussenkomst van externe partijen de communicatie en afhandeling vaak vertraagt. Door rechtstreeks met onze klantenservice te werken, kunnen wij je sneller, duidelijker en efficiënter helpen bij de btw-teruggave.

Voorwaarden voor btw-teruggave

Om in aanmerking te komen voor btw-teruggave, moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Woonachtig buiten de EU: Je woont officieel buiten de Europese Unie. Dit kan bij controle worden aangetoond met een paspoort of ander geldig identiteitsbewijs.
• Buitenlands adres op de factuur: Het adres op de factuur moet een officieel adres buiten de EU zijn. Een tijdelijk verblijfadres binnen Nederland is niet toegestaan.
• Goederen worden uitgevoerd als reizigersbagage: De goederen moeten fysiek door jou worden meegenomen bij vertrek uit de EU.
• Minimaal aankoopbedrag: In Nederland geldt een minimumaankoopbedrag van €50,-.
• Douanevalidatie: De uitvoer moet worden gevalideerd via de Douanebalie of de app ‘NL Customs VAT’.
• Aanvraag binnen de termijn: De btw-teruggave moet binnen drie maanden na aankoop worden aangevraagd.
• Producten in originele staat: De goederen moeten ongebruikt, compleet en in originele verpakking zijn bij uitvoer.
• Geldig betalingsbewijs: Je moet een geldige factuur of bon kunnen overleggen waarop de betaalde btw zichtbaar is.
• Facturen achteraf niet aanpasbaar: Het aanpassen van facturen achteraf is niet mogelijk, omdat de douanevalidatie plaatsvindt op basis van de originele factuur.

Door aan deze voorwaarden te voldoen, kunnen wij je helpen bij een correcte en tijdige btw-teruggave.

Meer informatie is te vinden op de website van de Belastingdienst: Export door particulier die buiten de EU woont

Contact

Heb je vragen over btw-teruggave, de voorwaarden of de administratiekosten? Neem dan gerust contact op met onze klantenservice. Wij helpen je graag verder.